一張心智圖加一份待辦清單：斜槓工作者的極簡專案管理 ‣ Station & Cafe.

你的工作是不是也常面對這樣的場景：同時開著 N 個分頁、兩份合約還沒寄、五個正在跑銷售的專案要分析廣告數據、一篇專欄拖稿超過兩週、還有十幾封待 BD 的信件躺在草稿匣裡假裝自己不存在……

然後眼睛死盯著螢幕，心裡在想：到底大家都是用哪個工具，才不會這麼亂？

這大概是接案者跟斜槓工作者最熟悉的循環——亂了，就找工具，找了工具，學了三天，學完還是亂，再換下一個。我這幾年大概把市面上叫得出名字的專案管理工具都摸過一輪，不是要寫排行榜，只想老實講講，它們各自在我手上活了多久、又為什麼死掉。

Trello 是我的初戀，看板拖一拖，待辦、進行中、完成，三欄搞定，十分鐘就會用，對單一專案來說它真的夠了。

問題是我從來沒有「單一專案」，當我手上同時跑藝人經紀、集資專案、內容產出、BD，每條線都開一個看板的時候，Trello 就變成另一種混亂——我得記得自己有幾個看板，然後一個一個點進去看。它沒辦法回答我最想問的那個問題：「今天到底該先做什麼？」

Asana：強大，但它預設你有一個團隊

後來換 Asana，它的任務、子任務、時間軸、依賴關係都很完整，跨專案的「我的任務」視圖確實解決了 Trello 的痛點，我一度以為找到答案了。

但 Asana 的設計哲學是為團隊服務的，很多功能（指派、協作、權限）對一個人來說是空轉的負擔，所以我花在「維護系統」的時間，開始多過「真正做事」的時間。這是個危險的訊號——當你開始享受整理工具勝過完成工作，工具就從幫手變成拖延的藉口了。

Notion：什麼都能做，所以什麼都做不完

Notion 是最危險的一個，它太自由了，自由到我可以花一整週打造一套「完美系統」，然後到下週一完全不想打開它。

我承認我在 Notion 上的成就，主要是做出一些漂亮但沒在用的資料庫，對喜歡建構系統的人來說，Notion 會餵養你錯誤的滿足感——你以為你在管理專案，其實你在玩裝潢遊戲。

我甚至自己寫了一個 App

是的，我甚至一度走火入魔到用 Supabase 加前端，自己刻了一套部署在 Netlify 上的工作管理系統，從看板進化到類 Asana 介面，還嵌了 Google 行事曆。

然後我發現，我維護這個 App 的心力，本身就成了一個需要被管理的專案，我為了管理專案，多生出了一個專案，這件事荒謬到我自己都笑了。

最後救我的，是 X-Mind ＋ Google Tasks

繞了一大圈，我現在每天真正用的，是兩個簡單到不行的工具：X-Mind 跟 Google Tasks。

我把流程拆成兩段：先用 X-Mind 把腦子倒出來，一個專案進來，不要急著排任務，先開一張心智圖，把所有想到的、擔心的、相關的，全部丟上去。X-Mind 的好處是它不逼你結構化，它讓你先發散再收斂，可以看著一團發散的節點慢慢長出脈絡，對一個腦子裡同時跑很多條線的人來說，這個「把混亂攤開來看」的動作，本身就療癒了一半。

下一步則是用 Google Tasks。心智圖收斂完後，我會用 AI 萃取出要動手做的下一步、再丟進 Google Tasks。它陽春到不行，沒有看板、沒有甘特圖，但這正是重點，它跟 Gmail、Google 行事曆是同一個生態，寫信寫到一半想起要做什麼，當場就能丟進去，不用切換到另一個 App、另一套思維。它頁面簡單，只需要列清單、打勾，就完成了。

這套組合救我的關鍵，是它把「想清楚」跟「做完它」分成兩件事，用兩個工具各司其職。以前我總想找一個全能工具同時包辦這兩件，結果就是那些功能太多的工具，逼著我在還沒想清楚的時候就急著結構化，反而卡得更死。

X-Mind 負責讓我面對混亂，Google Tasks 負責讓我別想太多、動手就對了。一個發散，一個收斂；一個處理腦子，一個處理手。